Профессиограмма руководящего состава ЦБС

 

I. Место, занимаемое в организационной структу­ре ЦБС: линейный руководитель высшего звена.

ІІ. Объект руководства: коллектив ЦБС.

III. Производственно-управленческие связи: верти­кальные; нижестоящие звенья: заместители ди­ректора, зав. отделами, зав. филиалами.

IV. Основные функции директора ЦБС.

 

1. Организация управления

1.1. Планирование и отчетность: планирование ос­новных показателей работы ЦБС, составление пятилетних, годовых планов работы ЦБС,раз­работка плана социально-экономического разви­тия коллектива ЦБС; составление отчетов, спра­вок о работе ЦБС.

1.2. Учет и контроль: учет работы ЦБС,контроль за качеством выполняемых в ЦБС работ (по обслу­живанию читателей, организации фондов и ка­талогов, справочно-библиографического обслу­живания, за устранением выявленных недостат­ков, за выполнением принятых решений и т. д.).

1.3. Регламентирование деятельности: организа­ционно-правовое регламентирование деятельно­сти сотрудников ЦБС (утверждение должностных инструкций), конкретных направлений работы ЦБС (утверждение инструктивно-технологиче­ской документации — инструкций, положений, технологических карт и т. д.).

1.4. Анализ: работы ЦБС за год, месяц, использова­ние результатов анализа при планировании ра­боты ЦБС, организации работы с читателями, организации фондов и каталогов и т. д.

1.5. Внедрение НОТ: организация нормирования тру­да сотрудников ЦБС, разработка норм на основ­ные управленческие работы, обеспечение внедре­ния НОТ в ЦБС, разработка и внедрение рацио­нальных форм разделения и кооперации труда в ЦБС, научная организация управленческого труда.

 

2. Работа с кадрами

2.1. Подбор, расстановка и продвижение кадров.

2.2. Проведение мероприятий по поддержке трудовой дисциплины.

2.3. Моральное и материальное поощрение сотрудни­ков.

2.4. Применение мер дисциплинарного и админист­ративного воздействия.

2.5. Создание нормального психологического клима­та в коллективе.

2.6. Профилактика, предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций.

2.7. Организация профессиональной аттестации со­трудников.

2.8. Формирование резерва руководящих кадров.

2.9. Обеспечение повышения квалификации сотруд­никами ЦБС, составление плана подготовки и повышения квалификации сотрудников, конт­роль его выполнения.

 

3. Методическая работа

3.1. Утверждение методических материалов.

3.2. Управление нововведениями.

3.3. Оказание практической помощи, консультиро­вание по вопросам управления.

 

4. Исследовательская работа

4.1. Проведение исследований локального характера.

 

5. Административная работа

5.1. Прием и увольнение сотрудников.

5.2. Составление и корректировка штатного расписа­ния.

5.3. Утверждение графиков отпусков сотрудников.

5.4. Прием и сдача дел.

5.5. Прием посетителей.

5.6. Организация и проведение деловых совещаний.

5.7. Взаимодействие с местными органами власти, общественными организациями.

 

6. Делопроизводство

6.1. Подготовка и оформление организационно-рас порядительных документов.

6.2. Прием, регистрация, исполнение, контроль за их исполнением и отправка документов.

6.3. Систематизация документов, их хранение.

6.4. Написание деловых писем.

6.5. Ведение личных дел, заполнение трудовых кни­жек.

 

7. Финансовая работа

7.1. Составление сметы доходов и расходов.

7.2. Расходование ассигнований.

7.3. Контроль за использованием средств.

7.4. Взаимодействие с централизованной бухгалтери­ей.

7.5. Утверждение документации при краже, пожаре и других стихийных бедствиях.

7.6. Закрепление материальной ответственности за сотрудниками.

7.7. Составление авансового отчета по хозяйствен­ным вопросам.

7.8. Утверждение табеля на выдачу зарплаты.

 

8. Хозяйственная работа

8.1. Обеспечение ЦБС помещениями.

8.2. Надзор за отоплением, освещением, канализаци­ей.

8.3. Организация охраны, противопожарной защи­ты.

8.4. Создание условий для сохранности материаль­ных ценностей.

8.5. Приобретение и распределение библиотечной техники и канцтоваров.

8.6. Обеспечение транспортом.

 

 

Права и ответственность директора ЦБС

 

1. Представлять ЦБС во всех учреждениях и органи­зациях.

2. Разрабатывать и утверждать штатное расписанщ ЦБС.

3. Получать и использовать помимо бюджетных де­нежные средства, поступающие в установление! порядке от организаций и населения.

4. Распоряжаться денежными средствами и матери­альными ценностями ЦБС в соответствии с действу­ющим законодательством.

5. Быть распорядителем кредитов:

♦ заключать договоры на поставку товаров и ока­зание услуг, трудовые соглашения на выполне­ние работ;

♦ получать в установленном порядке авансы на хо­зяйственные и другие нужды;

разрешать выдачу авансов своим сотрудникам;

разрешать оплату расходов за счет ассигнова­ний, предусмотренных сметой;

♦ расходовать в соответствии с установленными нормами материалы и другие материальные цен­ности на нужды ЦБС;

♦ утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, результаты инвентаризации;

♦ разрешать другие вопросы, относящиеся к фи­нансово-хозяйственной деятельности.

6. В соответствии с трудовым законодательством при­нимать и увольнять сотрудников.

7. Представлять к назначению и освобождению от за­нимаемой должности заместителей.

8. Определять должностные обязанности заместите­лей.

9. Назначать своим приказом заведующих отделами, секторами, филиалами, библиотекарей и библио­графов.

10. В пределах своей компетенции издавать приказы, утверждать положения, документацию, регламен­тирующую деятельность ЦБС.

11. Утверждать нормативные материалы, регламенти­рующие организацию работы в каждом структур­ном подразделении ЦБС.

12. Разрабатывать и подписывать от лица администра­ции коллективный договор.

13. Утверждать график очередных отпусков; в соответ­ствии с действующим законодательством утверж­дать дополнительные отпуска.

14. Применять меры поощрения.

15. Налагать на нарушителей трудовой и технологиче­ской дисциплины взыскания в соответствии с тру­довым законодательством, в случаях нарушений ох­раняемых законом интересов ЦБС передавать ма­териалы в правоохранительные органы.

16. Осуществлять контроль за выполнением принятых решений, приказов, указаний.

 

1. За организацию работы ЦБС на основе единонача­лия, общее состояние дел в ЦБС и выполнение по­ставленных перед ней задач.

2. За соблюдение законодательства, обеспечение усло­вий сохранности собственности ЦБС.

3. За неправильное расходование денежных средств.

4. За подбор, расстановку и воспитание кадров.

5. За невыполнение правил техники противопожарной безопасности, охраны труда, техники безопасности.

6. За нарушение исполнительской дисциплины перед вышестоящими инстанциями.

 

 

Наиболее типичные формы и методы реализации функций

 

1. Административные:

♦ подготовка и принятие перспективных решений, оформление их в виде приказов, положений, пла­нов, распоряжений и т. д.;

♦ принятие текущих решений (оперативно-распоря­дительная деятельность);

♦ дача поручений;

♦ делегирование полномочий;

♦ контрольная деятельность (за выполнением прика­зов, распоряжений, соблюдением трудовой и техно­логической дисциплины, качеством выполняемых работ и т. д.);

♦ применение административных санкций и поощре­ний.

2. Экономические: использование принятых форм и ме­тодов материального стимулирования и материальных санкций (премирование, надбавки, понижение в долж­ности и др.), экономический расчет и экономический анализ деятельности ЦБС.

3. Социально-психологические, педагогические:

♦ индивидуальные беседы с определенной целью (вы­явление возможностей работника, его сильных и слабых сторон, свойств характера);

♦ индивидуальный подход при выборе методов воспи­тания работников;

♦ разработка стратегических и тактических целей сплочения коллектива;

♦ при необходимости — разработка и осуществление особых мер по борьбе с грубыми нарушениями дис­циплины.

 

I. Место, занимаемое в организационной струк­туре ЦБС: линейный руководитель среднего звена.

ІІ. Объект руководства: отдел.

III. Производственно-управленческие связи: вер­тикальные — вышестоящее звено (директор и зам. директора ЦБС); горизонтальные — отделы непосредственного взаимодействия.

IV. Основные функции заведующего отделом.

 

1. Организация управления:

1.1. Планирование и отчетность: планирование ос­новных показателей конкретного направления работы в рамках ЦБС (обслуживание читателей, комплектование фондов и их организация и т. д. в зависимости от того, какой функциональный отдел возглавляет руководитель); составление перспективных, годовых, месячных планов ра­боты отдела, участие в разработке плана социаль­но-экономического развития коллектива ЦБС; составление отчетов и справок как по конкрет­ному направлению работы ЦБС, так и о работе руководимого отдела.

1.2. Учет и контроль: учет конкретного направления работы в целом по ЦБС, работы отдела; контроль за качеством выполняемых работ, устранением выявленных недостатков как в отделе, так и по конкретному направлению работы ЦБС, выпол­нением принятых решений и т. д.

1.3. Регламентирование деятельности: организаци­онно-правовое регламентирование деятельности сотрудников отдела (разработка должностных инструкций), участие в разработке инструктив­но-технологической документации.

1.4. Анализ: анализ работы ЦБС по конкретному на­правлению работы и отдела за год, месяц: исполь­зование результатов анализа при планировании работы отдела, конкретного направления рабо­ты в целом по ЦБС.

1.5. Внедрение НОТ: организация нормирования тру­да сотрудников отдела, участие в разработке норм на управленческие работы, внедрение рациональ­ных форм разделения и кооперации труда сотруд­ников отдела, научная организация управленче­ского труда.

 

2. Работа с кадрами: участие в подборе кадров для отде­ла, их расстановка, обеспечение продвижения; прове­дение мероприятий по поддержанию трудовой дисцип­лины в отделе, моральное стимулирование сотрудников, представление к материальному поощрению сотрудни­ков администрацией ЦБС; создание нормального пси­хологического климата в коллективе; участие в орга­низации и проведении профессиональной аттестацш сотрудников отдела, участие в формировании резерва руководящих кадров ЦБС; обеспечение повышение квалификации сотрудников, составление заявок на по­вышение квалификации сотрудников.

 

3. Административная работа: составление графиков ра­боты и отпусков сотрудников отдела, прием и сдача дел, проведение деловых совещаний в отделе.

 

4. Делопроизводство: написание деловых писем и других документов, подготовка организационно-распоряди­тельных документов по отделу.

 

5. Хозяйственная работа: составление заявок на обору­дование, канцелярские товары, библиотечную техни­ку, транспорт; участие в проведении инвентаризации в отделе, в перераспределении оборудования; организа­ция и проведение санитарных дней в отделе.

 

 

Права и ответственность заведующего отделом

 

1. Действовать от имени отдела и представлять его по воп­росам, входящим в компетенцию отдела.

2. Давать директору ЦБС предложения о приеме, уволь­нении или переводе в другое структурное подразделе­ние ЦБС сотрудников отдела в соответствии с трудовым законодательством.

3. Определять права и обязанности сотрудников отдела, согласовывая их с дирекцией ЦБС.

4. Налагать на нарушителей производственной и трудо­вой дисциплины взыскания в соответствии с трудовым законодательством и правилами трудового распоряд­ка ЦБС, а в случае необходимости передавать материа­лы в дирекцию.

5. Представлять директору ЦБС предложения о премиро­вании сотрудников отдела.

 

1. За содержание и качество работы руководимого отдела.

2. За расстановку и использование кадров.

3. За соблюдение трудового законодательства, производ­ственной и трудовой дисциплины, правил техники бе­зопасности, пожарной безопасности и производствен­ной санитарии в отделе.

4. За нарушение исполнительской и технологической дис­циплины перед вышестоящим руководством.

 

 

Наиболее типичные формы и методы реализации функций

 

Административные: подготовка и принятие перспек­тивных решений, оформление их в виде планов, распоряже­ний и т. д.; принятие текущих решений (оперативно-распо­рядительная деятельность); дача поручений; контрольная деятельность (за выполнением решений, соблюдением тру­довой и технологической дисциплины, качеством выпол­няемых работ и т. д.); применение административных санк­ций и поощрений.

Социально-психологические, педагогические: индивиду­альные беседы с сотрудниками отдела с определенной це­лью (выявление возможностей работника, его сильных и слабых сторон, свойств характера), индивидуальный под­ход к выбору методов воспитания сотрудников.

 

 

 

I. Место, занимаемое в организационной структу­ре ЦБС: линейный руководитель низового звена.

ІІ. Объект руководства: филиал.

III. Производственно-управленческие связи: верти­кальные — вышестоящие звенья: зав. отделами ЦБС — зам. директора — директор ЦБС; гори­зонтальные — филиалы ЦБС.

IV. Основные функции заведующего отделом.

 

1. Организация управления:

1.1. Планирование и отчетность: планирование ос новных показателей работы филиала; составле­ние пятилетних, годовых, месячных планов ра­боты филиала, участие в разработке плана социально-экономического развития коллектива ЦБС; составление отчетов о работе филиала.

1.2. Учет и контроль: учет работы филиала; конт­роль за качеством выполняемых работ в филиа­ле (по обслуживанию читателей, организации фондов и каталогов и др.), устранением выявлен­ных недостатков.

1.3. Регламентирование деятельности: организаци­онно-правовое регламентирование деятельности сотрудников филиала (разработка должностных инструкций), участие в разработке инструктив­но-технологической документации по конкрет­ным направлениям работы филиала.

1.4. Анализ: анализ работы филиала за год, месяц; использование результатов анализа при плани­ровании работы филиала, организации обслужи­вания читателей и т. д.

1.5. Внедрение НОТ: организация нормирования труда сотрудников филиала, участие в разработ­ке норм на управленческие работы, внедрение ра­циональных форм разделения и кооперации тру­да сотрудников филиала.

 

2. Работа с кадрами: участие в подборе кадров для фили­ала, их расстановка, обеспечение продвижения; прове­дение мероприятий по поддержанию трудовой и техно­логической дисциплины, моральное поощрение сотруд­ников и представление предложений по материальному поощрению сотрудников филиала администрацией ЦБС; создание нормального психологического климата в кол­лективе филиала; участие в организации и проведении профессиональной аттестации сотрудников филиала, участие в формировании резерва руководящих кадров ЦБС; обеспечение повышения квалификации сотрудни­ков филиала, составление заявок на подготовку и по­вышение квалификации сотрудников филиала.

 

3. Административная работа: составление графиков ра­боты, отпусков сотрудников филиала; прием и сдачг дел; организация и проведение деловых совещаний филиале.

 

4. Делопроизводство: написание деловых писем и др. до­кументов, подготовка организационно-распорядитель­ных документов по филиалу, прием, регистрация, ис­полнение, контроль за исполнением документов, отправ­ка документов.

 

5. Хозяйственная работа: составление заявок на обору­дование, канцелярские товары, библиотечную техни­ку, транспорт; участие в проведении инвентаризации филиала, перераспределении оборудования; организа­ция и проведение санитарных дней в филиале; надзор за освещением, отоплением, канализацией филиала, своевременная подача заявок на ремонт помещений, оборудования.

 

 

Права и ответственность заведующего отделом филиала

 

1. Действовать от имени филиала и представлять его по вопросам, входящим в компетенцию филиала.

2. Давать директору ЦБС предложения о приеме, уволь­нении или переводе сотрудников филиала.

3. Определять права и обязанности сотрудников фи­лиала, согласовывая их с дирекцией ЦБС.

4. В случаях нарушений производственной и трудовой дисциплины сотрудниками филиала передавать ма­териалы в дирекцию для применения мер дисцип­линарного взыскания в соответствии с трудовым законодательством.

5. Поощрять сотрудников филиала и представлять директору ЦБС предложения о премировании со­трудников филиала, а также выдаче средств на оказание материальной помощи сотрудникам фи­лиала.

 

1. За содержание и качество работы руководимого филиала.

2. За расстановку и использование кадров в филиале.

3. За соблюдение трудового законодательства, произ­водственной и трудовой дисциплины, правил тех­ники безопасности, пожарной безопасности и про­изводственной санитарии в филиале.

4. За нарушение исполнительской и технологической дисциплины перед вышестоящим руководителем.

 

 

Наиболее типичные формы и методы реализации функций

 

Административные: подготовка и принятие перспек­тивных решений, оформление их в виде планов; принятие текущих решений (оперативно-распорядительная деятель­ность); дача поручений; контрольная деятельность (за вы­полнением распоряжений, соблюдением трудовой и техно­логической дисциплины, качеством выполняемых работ и т. д.); применение административных санкций и поощрений.

Социально-психологические, педагогические: индивиду­альные беседы с сотрудниками филиала с определенной це­лью (выявление возможностей сотрудника, его сильных и слабых сторон, свойств характера); индивидуальный под­ход в выборе методов воспитания сотрудников; подбор ше­фов-наставников, проведение торжественных собраний, ве­черов, посвященных памятным событиям как в жизни со­трудника филиала, так и коллектива филиала и другие.

 

Директор ЦБС должен иметь высшее специальное об­разование, как минимум трехлетний опыт руководящей ра­боты в должности заведующего отделом или филиалом; положительную аттестацию по работе на предыдущей должности; хорошие результаты труда возглавляемого коллектива; соответствующую профессиональную подго­товку перед назначением на должность.

Заведующие отделами и филиалами должны иметь выс­шее специальное образование, как минимум трехлетний стаж библиотечной работы; положительную аттестацию; соответствующую подготовку перед вступлением в первую руководящую должность.

 

 

 

♦ общие (философия, социальные науки, литература, искусство, история и т. д.);

♦ теории библиотековедения и библиографоведения;

♦ методов изучения, обобщения передового опыта, ос­новных форм и методов методической работы;

♦ основ редактирования, особенностей и возможно­стей анализа библиотечной теории и практики;

♦ методик научных исследований;

♦ научных основ управления;

♦ методов управления;

♦ методик оценки деловых и личностных качеств трудников;

♦ НОТ;

♦ основ экономики библиотечного дела;

♦ основ делопроизводства; трудового законодательства;

♦ основ статистики;

♦ нормативных материалов по организации библио­течной работы;

♦ основ педагогики, социологии и социальной психо­логии, психологии труда;

♦ видов деловых совещаний, правил и техники дело­вых приемов, бесед, консультаций, телефонных раз­говоров;

♦ этики служебных отношений;

♦ правил охраны труда, техники безопасности, про­изводственной санитарии и противопожарной за­щиты.

 

♦ владение методами подготовки и принятия управ­ленческих решений по вопросам планирования, организации, регулирования, контроля;

♦ владение навыками расчета показателей;

♦ умение анализировать состояние социального раз­вития коллектива и прогнозировать изменения; владение методами организации контроля, метода­ми проверки исполнения решений, приказов, рас­поряжений;

♦ владение методами учета;

♦ владение методиками регламентирования — разра­ботки положений об отделах, должностных инст­рукций, распорядков дня и т. д.;

♦ владение методами анализа, умение анализировать причины невыполнения планов, умение принимать решения о путях использования внутренних резер­вов, по сокращению потерь рабочего времени и т. д.;

♦ владение методами изучения и обобщения работы;

♦ владение методами организации нормирования, умение принимать решения по совершенствованию разделения и кооперации труда;

♦ владение методами планирования личной работы, умение устанавливать и соблюдать рациональный распорядок дня;

♦ умение подбирать и эффективно использовать ра­ботников;

♦ умение распределять знания с учетом сил и способ­ностей сотрудников;

♦ умение решать конфликтные ситуации;

♦ умение учитывать психологию людей, их психоло­гическую совместимость;

♦ умение применять стимулы, способы психологиче­ского воздействия;

♦ умение найти индивидуальный подход к работнику;

♦ владение основами организации работы с резервом руководителей;

♦ умение прочитать лекцию, провести практическое занятие и т. д.;

♦ владение навыками внедрения новшеств;

♦ умение наблюдать, оценивать, собирать и обобщать материал, владеть письменной и устной речью;

♦ умение выделить проблемную ситуацию, сформули­ровать научную гипотезу, проводить исследование, использовать методы обработки эмпирических дан­ных, писать, редактировать документы;

♦ владение основами прогнозирования потребности в кадрах;

♦ владение процедурами оформления на работу, ме­тодами оформления документов по движению кад­ров (увольнение, отпуск, переводы и т. д.);

♦ умение вести деловое общение;

♦ умение организовывать и проводить деловые сове­щания;

♦ умение составить и оформить организационно-рас­порядительную документацию.

 

 

Профессионально-значимые личностные качества

 

Руководителю ЦБС необходимы качества, характери­зующие взаимоотношения с людьми — коллективизм, чес­тность, справедливость, терпимость, гибкость, искрен­ность, коммуникативность; качества, характеризующие стиль деятельности — инициатива, деловитость, требова­тельность, внимательность (самозащита от технических ошибок), ответственность; качества, характеризующие общий стиль поведения — самообладание, самоконтроль, уравновешенность, уверенность; качества ума -— память, аналитичность; а также такие качества, как любознатель­ность, настойчивость, воля, интуиция, вера, здоровье, твор­ческий склад.

Нежелательны такие качества, как замкнутость, мни­тельность, конформизм, импульсивность, службистский характер.

 

(Мошкина Н.И. Профессиограмма руководящего состава ЦБС //Управление библиотекой: Учеб.-практ. пособие. – С.-Пб., 2002. – с. 222-239)